Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Website ki-flowcoaching.de, die Plattform KI-Flowcoaching unter chat.ki-flowcoaching.de und das Verwaltungsportal unter portal.ki-flowcoaching.de. Für Käufe im Shop auf genial-leben.com gilt die dortige Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche

Dr. Martina Nohl, Langer Anger 71, 69115 Heidelberg, E-Mail: info@ki-flowcoaching.de. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Rolle, Zeitpunkt der Anmeldung.
• Gespräche: deine Nachrichten an die KI-Coaches, deren Antworten und automatisch erzeugte Gesprächstitel.
• Dateien: Unterlagen, die du selbst in ein Gespräch hochlädst, sowie PDF- oder Word-Dateien, die ein KI-Coach auf deinen Wunsch aus einem Ergebnis erstellt.
• Spracheingabe und Vorlesen: wenn du das Mikrofon nutzt, deine Sprachaufnahme; wenn du dir eine Antwort vorlesen lässt, deren Text.
• Rückmeldungen: deine Bewertung des Gesprächs (1 bis 10) und, falls du sie gibst, deine Kommentare dazu.
• Nutzung und Guthaben: verbrauchte KI-Einheiten pro Konto, zugewiesene Tools, Lizenzen.
• Gratis-Testzugang: Vorname, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Bestätigung; für den Newsletter nur, wenn du das eigene Häkchen setzt.
• Technik: IP-Adresse und Zeitstempel in Server-Protokollen zur Sicherheit und Fehlersuche.

Bitte gib in Gesprächen keine Gesundheitsdaten oder Daten Dritter ein, die du nicht teilen möchtest. Lade nur anonymisierte Unterlagen hoch.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Plattform und deiner gekauften Tools, einschließlich Spracheingabe, Vorlesen und Datei-Ausgabe: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Abrechnung des KI-Guthabens und Nachweis von Lizenzen: Vertragserfüllung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
• Auswertung der Rückmeldungen, um die KI-Coaches zu verbessern: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Kommentare liest nur KI-Flowcoaching; Organisationen sehen ausschließlich Durchschnittswerte und Anzahl, nie Namen oder Kommentare.
• Sicherheit, Missbrauchsschutz und Fehlersuche: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• E-Mails zu Einladung, Passwort und Guthaben: Vertragserfüllung.
• Newsletter: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufbar.
• Terminbuchung für ein Erstgespräch: vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir nutzen deine Daten nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.

4. Wie die KI arbeitet

Die KI-Coaches beruhen auf Sprachmodellen von OpenAI. Damit eine Antwort entsteht, wird deine Nachricht mit dem bisherigen Gesprächsverlauf an OpenAI übermittelt. OpenAI verwendet Daten aus der API nach eigenen Angaben nicht zum Training und speichert sie bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung. Die Verarbeitung mit Datenhaltung in der EU ist bei OpenAI beantragt. Die KI trifft keine Entscheidungen über dich; sie gibt Impulse, Fragen und Zusammenfassungen. Antworten können Fehler enthalten.

Nutzt du die Spracheingabe, wird deine Aufnahme zur Umwandlung in Text an OpenAI übermittelt; lässt du dir eine Antwort vorlesen, wird deren Text an OpenAI übermittelt und als Audio zurückgegeben. Die Aufnahmen speichern wir nicht dauerhaft; im Gespräch bleibt nur der erkannte Text. Möchte ein KI-Coach ein Ergebnis als PDF- oder Word-Datei ausgeben, erzeugt unser eigener Server die Datei – dafür werden keine Daten an weitere Dienste übermittelt.

5. Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

6. Nutzung über einen Coach oder eine Organisation

Auch wenn dir ein Coach den Zugang eingerichtet hat, ist KI-Flowcoaching für deine Daten auf der Plattform verantwortlich; es gilt diese Datenschutzerklärung. Dein Coach übermittelt uns dazu deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Er sieht nur, welche Tools dir zugewiesen sind und ob dein Konto aktiv ist – deine Gespräche sieht er nie. Für Organisationen (z. B. Firmen mit HR-Bereich) kann ein eigener Vertrag zur Auftragsverarbeitung gelten; dann informiert dich die Organisation gesondert.

7. Speicherdauer

• Konto und Gespräche: solange deine Lizenz besteht. Endet die Nutzungszeit ohne Verlängerung, bleiben sie bis zum Verfall erhalten (drei Jahre ohne Verlängerung), damit du nach einer Verlängerung weiterarbeiten kannst. Nach dem Verfall löschen wir alles innerhalb von drei Monaten.
• Nie aktivierte Konten (Einladung nicht angenommen): Löschung nach 12 Monaten.
• Hat dir ein Coach den Zugang eingerichtet, kann er dein Konto auch früher löschen lassen, etwa nach Ende des Coachings.
• Erstellte PDF- und Word-Dateien: 7 Tage; danach löscht der Server sie automatisch und der Download-Link wird ungültig.
• Rückmeldungen: bis zur Löschung deines Kontos; sie werden mit dem Konto gelöscht.
• Sprachaufnahmen: nur für die Umwandlung in Text, keine dauerhafte Speicherung.
• Terminbuchungen: 12 Monate nach dem Termin, sofern daraus keine Zusammenarbeit entsteht; danach löschen wir sie in zeeg.
• Newsletter: bis zu deiner Abmeldung.
• Server-Protokolle der Plattform: 7 Tage.
• Abrechnungs- und Lizenznachweise: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Einzelne Gespräche kannst du jederzeit selbst löschen.

8. Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform setzt nur technisch notwendige Cookies und speichert Einstellungen im Browser, damit du angemeldet bleibst. Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreib dafür an info@ki-flowcoaching.de. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

10. Besuch der Website ki-flowcoaching.de

Beim Aufruf der Website speichert unser Hoster STRATO automatisch technische Daten in Server-Protokollen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das dient der Sicherheit und dem stabilen Betrieb (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Die Website setzt keine Cookies für Besucher:innen und nutzt keine Analyse- oder Werbedienste. Schriften laden wir von unserem eigenen Server (portal.ki-flowcoaching.de), nicht von Google oder anderen Anbietern. Wenn du uns per E-Mail schreibst, verwenden wir deine Angaben nur, um deine Anfrage zu beantworten.

Terminbuchung über zeeg. Über die Schaltflächen „Erstgespräch vereinbaren“ und „30-Minuten-Gespräch buchen“ gelangst du zu unserem Buchungskalender beim Dienst zeeg. Dort gibst du Name, E-Mail-Adresse, deinen Wunschtermin und freiwillige Angaben zu deiner Organisation und deinem Anliegen ein. zeeg verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag, um den Termin zu vereinbaren, Bestätigungen und Erinnerungen zu versenden und den Link zum Videogespräch über Zoom bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir verwenden die Angaben nur zur Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs.

Gratis-Testzugang. Wenn du dich für den Testzugang einträgst, legen wir nach deiner Bestätigung per E-Mail ein Konto mit kleinem Guthaben an. Setzt du zusätzlich das Häkchen für den Newsletter, tragen wir deine E-Mail-Adresse und deinen Vornamen bei MailerLite ein (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 14. Oktober 2026