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Hilfe für Admins und Coaches

So verwaltest du deine Klient:innen und Lizenzen im Coach-Portal.

Inhalt
  1. Anmeldung im Coach-Portal
  2. Klient:in anlegen und einladen
  3. Weitere Tools zuweisen
  4. Lizenzen und Zusatzlizenzen
  5. Guthaben für Klient:innen
  6. Einladung erneut, Sperren, Löschen
  7. Datenschutz gegenüber Klient:innen
  8. Häufige Fragen

1. Anmeldung im Coach-Portal

  1. Öffne portal.ki-flowcoaching.de und gib deine E-Mail-Adresse ein.
  2. Du bekommst eine E-Mail mit einem Anmeldelink – ganz ohne Passwort. Der Link ist 15 Minuten gültig und funktioniert einmal.

Deine eigenen KI-Coaches nutzt du wie gewohnt unter chat.ki-flowcoaching.de.

▶ VIDEO-PLATZHALTER: Rundgang durchs Coach-Portal (ca. 3 Minuten) – hier das Video aus der Mediathek einfügen (Block „Video“).

2. Klient:in anlegen und einladen

  1. Im Reiter „Meine Klient:innen“ rechts Name und E-Mail eintragen.
  2. Die Tools ankreuzen, die deine Klientin nutzen soll. In Klammern siehst du, wie viele Lizenzen noch frei sind.
  3. Bestätigen, dass du deine Klientin über die Einladung informiert hast, und auf „Anlegen und einladen“ klicken.

Deine Klientin bekommt eine E-Mail mit deinem Namen und einem Link zum Passwort-Festlegen (14 Tage gültig). Danach sieht sie genau die Tools, die du ihr zugewiesen hast.

Gibt es für die E-Mail-Adresse schon ein Konto (z. B. weil die Person selbst etwas gekauft hat), schreib uns kurz – wir ordnen das Konto dir zu. Solche Konten kannst du mit Tools ausstatten, aber nicht löschen.
▶ VIDEO-PLATZHALTER: Klientin anlegen (ca. 2 Minuten) – hier das Video aus der Mediathek einfügen (Block „Video“).

3. Weitere Tools zuweisen

Klicke in deiner Liste bei der Klientin auf „Tools ändern / Konto“, kreuze weitere Tools an und klicke auf „Zuweisen“. Tools, die sie schon hat, werden nicht doppelt berechnet. Bei den JobFlow-Coach-Editions weist du das ganze Paket auf einmal zu.

4. Lizenzen und Zusatzlizenzen

  • Unter „Meine Lizenzen“ siehst du je Tool: gekauft, vergeben, frei – und den Verlauf.
  • Jede Zuweisung verbraucht eine Lizenz. Vergebene Lizenzen werden nicht wieder frei – auch nicht, wenn ein Konto gesperrt oder gelöscht wird.
  • 10 Zusatzlizenzen kannst du im Shop kaufen und dann unter „Meine Lizenzen“ auf höchstens 3 Tools verteilen, die du bereits gekauft hast.

5. Guthaben für Klient:innen

Jede Klientin bekommt mit jedem zugewiesenen Tool 3 € KI-Guthaben, bei JobFlow- und RentenFlow-Tools 5 € (sie erstellen z. B. PDF- und Word-Dateien und brauchen dafür mehr). Braucht sie mehr, kannst du im Shop Guthabenpakete für sie kaufen (in Vorbereitung: 15 € und 30 €). Gib bei der Bestellung an, für wen das Guthaben ist.

6. Einladung erneut, Sperren, Löschen

  • Einladung erneut: Wenn deine Klientin die Mail nicht findet oder der Link abgelaufen ist.
  • Sperren übernimmt KI-Flowcoaching: Die Klientin kann sich vorübergehend nicht anmelden, Gespräche, Tools und Guthaben bleiben erhalten. Eine Sperre gibt keine Lizenz frei.
  • Löschen: Konten, die du selbst angelegt hast, kannst du löschen (E-Mail-Adresse zur Bestätigung eintippen). Das Konto und alle Gespräche werden endgültig entfernt; die Lizenz bleibt vergeben.

7. Datenschutz gegenüber Klient:innen

Die Gespräche deiner Klient:innen mit den KI-Coaches sind privat – du siehst nur Name, E-Mail, zugewiesene Tools und den Status (eingeladen / aktiv). Wenn ihr im Coaching mit Ergebnissen weiterarbeiten wollt, teilt deine Klientin sie selbst mit dir, z. B. per Kopieren. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist KI-Flowcoaching; du brauchst keinen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

8. Häufige Fragen

Meine Klientin findet die Einladung nicht.

Spam-Ordner prüfen lassen, dann in deiner Liste „Einladung erneut“ klicken.

Ich habe ein Tool versehentlich zugewiesen.

Vergebene Lizenzen werden nicht wieder frei. Schreib uns bitte, wir schauen uns den Einzelfall an.

Kann ich die Gespräche meiner Klientin sehen?

Nein. Das ist bewusst so – deine Klientin kann offen arbeiten und teilt Ergebnisse selbst mit dir.

Wie bekomme ich mehr Lizenzen?

Über den Shop (10 Zusatzlizenzen) – danach verteilst du sie unter „Meine Lizenzen“.

Ich bekomme keinen Anmeldelink.

Prüf die E-Mail-Adresse und den Spam-Ordner. Der Link funktioniert nur für Adressen, die als Coach freigeschaltet sind.

Noch Fragen? info@ki-flowcoaching.de